Бумажное или электронное делопроизводство? Все больше компаний выбирают второе, в том числе в кадровой сфере. Причин несколько: простота, универсальность, экономия времени и денег и надежность. Напомним, в 2021 году кадровый электронный документооборот официально утвердил в России №377-ФЗ, так что сейчас любой работодатель может спокойно переводить делопроизводство в цифру.
Есть нюанс: требования государства периодически меняются, как и технологии. Например, уже не требуется бумажная подпись нанимателя и сотрудника при оформлении трудового договора: электронной будет достаточно. А какие новшества в КЭДО появились в 2023 году и как компаниям можно перейти на него?
Новые требования к формату
Напомним, с 1 марта начали действовать единые для всех работодателей требования Минтруда РФ к формату электронных кадровых документов. Они обязательно должны содержать:
- основную часть в формате PDF/A-1A с электронной подписью;
- приложения с электронной подписью (если есть) в виде текста, графики, таблицы или структурированных данных;
- доверенность для подписания электронного документа (если нужно), при этом она должна быть машиночитаема;
- файл XML с описанием электронного документа.
Детально о каждом из пунктов можно прочитать в приложении к приказу Минтруда от 20 сентября 2022 года № 578н. Кроме того, в нем же указаны коды кадровых документов, которые до этого оформлялись на бумаге.
С 2023 года в электронном виде можно вести практически все кадровые документы, кроме:
- приказов об увольнении (за исключением увольнения сотрудников, принятых на дистанционную работу по 407-ФЗ);
- актов о несчастных случаях;
- журналов инструктажей (статья 22.1 (часть 3) ТК РФ);
- трудовых книжек.
Все эти документы обязательно должны иметь бумажные копии.
Пара слов о бумажном делопроизводстве
Если говорить об исключительно бумажном делопроизводстве, сейчас от него пытаются отходить не только крупные холдинги, но и небольшие компании. Причин несколько: это постоянные траты на доставку документов почтой или курьером; риск их потерять или испортить, либо допустить ошибки при ручном вводе, а значит — нарваться на штрафы. Ознакомиться с бумажным приказом для всех сотрудников вовремя иногда бывает проблематично. Кроме того, документы (в том числе конфиденциальные) приходится передавать через третьих лиц. А в КЭДО законодательные акты постоянно ужесточают требования к защите персональных данных.
Кадровый документооборот, в свою очередь, решает сразу несколько проблем:
- Экономит время и деньги на печать документов, их доставку и упаковку.
- Документы не подвержены обветшанию и не могут потеряться в системе.
- Контроль всего потока идет непрерывно, настроить его можно через любой удобный работодателю мессенджер или сервис.
- Ознакомиться с приказом любой сотрудник может быстро в личном кабинете систем КЭДО. Также система позволяет создать электронную цифровую подпись каждому работнику.
- Подписать в цифровой системе можно до 200 типов документов, включая трудовые и ученические договоры, журналы техники безопасности и так далее.
- Репликация данных надежно защищает документы от кражи и взлома, а система поиска позволяет быстро находить то, что нужно.
Как компании перейти на кадровый ЭДО?
- Определить подразделения и типы документов, которые будете переводить на КЭДО.
- Разработать положения и правила перехода на кадровый ЭДО.
- Определиться с системой. Например, простым и удобным решением может стать Кадровый Электронный Документооборот от HRlink.
- Оповестить сотрудников об изменениях и получить от каждого письменное заявление о переходе на КЭДО.
- Рассказать сотрудникам о новых правилах работы с электронными документами, подписями и личным электронным кабинетом.
- При необходимости подготовить и изменить коллективные договоры.
Неважно, какого масштаба компания и какой в ней поток документов. Оцифровка этого процесса — это не только шаг в развитии бизнеса, но и важный задел на будущее, поскольку со временем этот тренд будет лишь набирать обороты. Да, пока электронный документооборот не является обязательным для организации, однако на нем работают уже многие крупные заказчики и партнеры. И, чем раньше освоиться с разными формами электронного документооборота, тем больше вероятности сохранить и умножить ресурсы своей компании.
