Повсеместное внедрение систем электронного документооборота приводит к тому, что работа с документами переводиться в электронный формат. Такие функции, как хранение и поиск документов в электронном архиве конечно удобны и востребованы. Они позволяют значительно сократить время. Но всё это становиться доступным уже потом, после того как бумажный документ будет оцифрован и помещён в базу данных для хранения. А хотелось бы, чтобы работа в электронном виде с документом начиналась раньше, с момента его создания. Ну, мы же его создаём не на печатной машинке, а в компьютере! И дальше начинается парадокс. Электронный документ распечатывается, и начинает постепенно размножаться в геометрической прогрессии. Создаются его версии, копии, делаются правки, доработки, устраняются замечания. И всё это на бумаге. Вот тут как раз нам и предлагают от всего этого, столь любимого бюрократического «перекладывания» бумаг отказаться и перейти в русло современной автоматизированной работы. «Весь мир так работает» — говорят нам и сулят разные блага автоматизации, типа сокращения сроков согласования и снижения затрат на бумагу и расходные материалы к оргтехнике. И как то хочется верить в это. Однако мой опыт внедрения электронного согласования показывает, что побороть практику работы с бумажными документами очень сложно. Просто потому, что с бумажным документом работать удобнее, а зачастую и быстрее. И все к этому привыкли! Так что же – согласование документов в электронном виде это миф, раздутый «продажниками» систем электронного документооборота. Вовсе нет. Как и в любом деле, просто нужно опираться на разумность. Зная плюсы и минусы электронного согласования, я могу сказать, что внедрять электронное согласование в следующих случаях:
1. там, где есть территориальная удалённость между подразделениями. В этом случае сокращение сроков согласования и затрат на бумагу, пересылку и распечатку будут снижены. И документы не будут теряться.
2. при больших объёмах документов. Я неоднократно был свидетелем того, чтобы поставить галочку в листе согласования договор на 250 листах(!) копировался в пяти экземплярах и передавался согласующим. Тут ещё нужно и сокращение затрат на уничтожение документов учесть.
3. если сроки согласования жестко заданы и за их нарушение могут быть наложены санкции, штрафы. Система документооборота автоматически контролирует сроки и будет напоминать об их приближении. Если у кого документ «застрянет», то это будет видно в системе. Это позволит вмешаться в процесс и избежать санкций.
4. Если документы часто теряются, возникает путаница с версиями и вообще при низкой исполнительской дисциплине. Несмотря на трудности, которые возникнут при внедрении (человеческий фактор и сопротивление на местах) результаты внедрения вас порадуют.
Если из перечисленных проблем хотя бы одна – Ваша, то стоит всерьёз задуматься над внедрением системы документооборота и электронного согласования. Всё-таки это прогресс, затраты на внедрение окупятся, и как ни крути надо беречь лесное богатство для наших потомков.
Подробнее об электронном согласовании и системах документооборота можно узнать на www.escom-bpm.com
